O Algoritmo de Processo da Crafters

Um algoritmo, segundo a Wikipedia é

uma sequência finita de instruções bem definidas e não ambíguas, cada uma das quais devendo ser executadas mecânica ou eletronicamente em um intervalo de tempo finito e com uma quantidade de esforço finita.

Esta abstração, tão comum às pessoas que estão envolvidas com desenvolvimento de software, pode ser aplicada para descrever praticamente qualquer processo, usando uma linguagem ubíqua e de fácil entendimento.

Na Crafters usamos os princípios da gestão moderna para o planejamento e controle da produção, lançando mão de um processo claro, comunicado quase diariamente a todos os setores da empresa. Este processo visa a maximização da entrega de valor real, aumentando assim a competitividade dos nossos clientes. A base deste processo é o Método Kanban, criado por David Anderson, que possui como base a filosofia Lean do stop starting, start finishing.

Esta restrição fundamental molda duas políticas principais do fluxo: sempre priorizar o que está mais à direita e o limite de trabalho em progresso por pessoa para 1. Vamos explicar isso melhor:

Nosso fluxo de trabalho é dividido em Selected, Working On, PR Ready, PR Review, Staging/Draft, Review, Ready to Delivery, Done.

O commitment point deste fluxo está na coluna Working On e o Ready for Delivery é a última coluna onde um trabalho pode ser considerado “em andamento”. Esse limite de 1 trabalho em progresso no fluxo significa que uma pessoa só pode ter um cartão entre as etapas working on e ready for delivery. Sobre a política de prioridade, temos a seguinte sequência: Ready to Delivery > Review > Staging/Draft > PR Review > PR Ready > Working On > Selected.

Não apenas itens em filas estão sujeitos a esta política, mas literalmente todos os itens. Se um item está “encrencado” em review, podemos fazer um swarming nele para fazê-lo fluir. Este é o verbo chave: fluir. Nossa preocupação está sempre relacionada, em primeiro lugar, com a fluidez do processo.

Aqui você poderá analisar o pseudo código completo.

A preocupação em não criar gargalos pode ser notada em todo o algoritmo. Incentivamos desde o pareamento à leitura de livros como atividade para momentos em que o processo restringe o profissional de puxar um novo cartão.

Pode ser que você esteja pensando: Ok! Isso é fácil se vocês estiverem com capacidade ociosa, sem projetos e sem crises. Na realidade, o que acontece é justamente o contrário. Se estamos com um ou dois projetos atrasados, todos os policiais do processo – qualquer profissional com conhecimento suficiente das técnicas de processo que usamos e que deseja investir tempo em nossas melhorias – ficam ainda mais atentos a qualquer desvio da observação das restrições que visam manter o trabalho em progresso e os gargalos controlados.

Apesar de acontecer e de já ter acontecido, é mais raro termos alguém que pode ajudar a resolver a crise lendo um livro enquanto a crise acontece. Nos casos de crises reais, e não de pressão diária de escopo, tempo e custo pelo cliente, é comum termos um swarm no trabalho em progresso visando o andamento do item. Caso o swarm não seja possível, quem está no ócio fica de suporte para qualquer trabalho que possa transbordar da execução dos envolvidos.

E se um trabalho for bloqueado? Nestes casos avaliamos o bloqueio e o cartão pode até ser cancelado ou removido do quadro dependendo do bloqueio. Como temos uma alta capacidade de vazão na empresa, se o cartão é urgente, devemos ser capazes de trabalhar nele em questão de horas e não de dias. No momento em que o bloqueio for resolvido, o cartão será novamente priorizado e com ótima chances de ser puxado nas próximas horas. Parte dessa capacidade de vazão se dá justamente por conta dessas restrições.

Comunicar o processo é importante, tão importante quanto desenhá-lo e mantê-lo e foi por este motivo que decidimos descrevê-lo como um algoritmo e possuímos um canal no slack da empresa exclusivo para a solução de dúvidas e peer-pressure, mais conhecida como puxão de orelhas.

Agora convidamos você a fazer um fork do nosso processo, adaptá-lo e usá-lo como meio de comunicação das expectativas de processo da empresa. Quaisquer dúvidas estamos disponíveis no slack da agilidade para resolver possíveis dúvidas.