Kanban para gerir o trabalho

Na gestão de processos ou de projetos, o Kanban enfatiza a melhoria contínua, oferecendo ferramentas para sinalizar de impedimentos, identificar gargalos, aproveitar melhor a capacidade produtiva e eliminar desperdício.

Ele tem origem no Sistema Toyota de Produção e seu conceito foi expandido para diversas áreas além da manufatura, como o desenvolvimento de software, gestão de mudanças e até para a organização de atividades pessoais.

Práticas do Kanban

Como um método, o Kanban é permeado de boas práticas e condutas que podem ajudar na gestão do trabalho e na redução de desperdícios.

1. Visualize

O fluxo do processo de trabalho é naturalmente invisível. Dar visibilidade para este fluxo é essencial para a compreensão de como o trabalho é realizado.

Uma maneira comum de aumentar a visibilidade é desenhar em um quadro na parede o fluxo de trabalho, representando as etapas em colunas e representando cada trabalho em cartões de papel, em que se escreve suas principais informações. Os cartões são movidos entre as colunas conforme o trabalho avança nas etapas.

Este modelo de visualização do fluxo, chamado quadro Kanban, oferece um panorama incrível da fluidez do trabalho e do processo em si, garantindo o seu entendimento e viabilizando as discussões necessárias à implantação de melhorias no processo.

2. Limite a quantidade de trabalho em progresso (WiP Limit)

Identifique a quantidade de trabalho que pode ser executada simultaneamente em cada etapa do fluxo e estabeleça limites de acordo com a capacidade observada. Um novo trabalho só deve ser iniciado em uma etapa se houver capacidade disponível para que ele seja executado, se a quantidade de trabalho acumulada naquela etapa não ultrapassou o limite estabelecido.

Geralmente a causa para o acúmulo de trabalho em uma etapa é uma falha no sistema, um impedimento que precisa ser sinalizado e removido para que o fluxo da geração de valor seja restabelecido. Continuar empurrando novas tarefas para execução em uma etapa que já ultrapassou sua capacidade pode agravar o problema e gerar desperdício, uma vez que está sendo realizado esforço em um trabalho que não está fluindo até o final da cadeia.

Enquanto o trabalho não for concluído até a última etapa, o esforço aplicado não adicionou valor, portanto levar um trabalho do começo ao fim do fluxo é mais importante que iniciar a execução de novo trabalho.

3. Gerencie o fluxo

O fluxo do trabalho através das etapas deve ser monitorado a fim de medir a velocidade, obter previsibilidade baseada em histórico, avaliar a efetividade das melhorias e medir o resultado positivo ou negativo das mudanças aplicadas. Existem várias métricas que podem ser extraídas do fluxo de trabalho para estes fins. Dentre elas: Lead Time, Cycle Time, Talt Time,Queue Time (ou Waiting Time). Estas medições são obtidas registrando-se o tempo que uma unidade de trabalho demorou para atravessar cada etapa do fluxo, o tempo em que ficou em espera, o tempo que demorou para atravessar todo o fluxo, etc.

4. Torne explícitas as políticas

O fluxo de trabalho é coordenado por algumas regras. As regras sempre existem mas, assim como o próprio fluxo, elas também costumam estar invisíveis. É muito difícil discutir racionalmente sobre melhorias em um processo cujas regras não são plenamente conhecidas.

As regras ou políticas que regem a execução do trabalho devem ser escritas e devem ganhar visibilidade para facilitar discussões sobre melhorias nesta política.

O quadro Kanban

A estratégia central do Kanban é criar um fluxo unitário interligando processos e operações para tornar as perdas evidentes. Dessa maneira o processo de melhoria contínua pode ser estimulado. Sempre há fluxo em qualquer processo, por mais caótico que ele seja. O segredo está em tornar esse fluxo mais enxuto de modo que a menor quantidade possível de inventário seja processada pelo sistema em dado momento. Uma das maneiras de tornar um fluxo de trabalho mais enxuto é fazendo com que a relação entre operações dependentes seja limitada por acordos bem definidos que estipulem quem faz o que e quando. Um sistema puxado (ou Pull System) faz isso, viabilizando o fluxo como decorrência. O trabalho é passado de uma operação a outra de modo que a operação cliente sinaliza para a operação que a precede (fornecedora) que está pronta para o próximo trabalho. O quadro Kanban é essa sinalização.

No quadro Kanban, as operações ou etapas do fluxo são representadas por colunas e o trabalho é representado por cartões que são movidos entre as colunas conforme o trabalho vai sendo concluído em cada etapa.

O trabalho de montagem do quadro Kanban consiste em mapear as etapas do fluxo de trabalho para colunas no quadro, determinar as definições de pronto de cada etapa (DoD –Definition Of Done), explicitar de maneira sucinta as políticas do processo.

Os impedimentos à fluidez do trabalho também são comunicados no quadro, sinalizando o cartão que representa o trabalho impedido com um outro cartão de cor diferente, que descreve qual é o impedimento. Esta técnica é baseada na ferramenta Andon do Sistema Toyota de Produção, que consiste em um sistema de luzes para a sinalização de problemas na linha de produção. O conceito é que problemas não podem ficar escondido – ao invés, precisam contar com alta visibilidade para que causem o devido senso de urgência da sua solução.

Geralmente a primeira coluna do quadro Kanban é o backlog, onde constam os cartões com as demandas aguardando sua vez de entrar no fluxo do processo de trabalho para serem atendidas. Em um próximo post, vou falar um pouco mais sobre como montar um backlog adequado.