Entenda os processos de trabalho com Business Proccess Modeling

Os caminhos que produtos e serviços correm por uma empresa podem passar desapercebidos e permanecer na obscuridade durante sua gestão. Conhecer e medir esses passos e etapas e atividades que geram um valor final é de grande importância para qualquer negócio. Mostramos como observar e desvendar esses processos através de Business Proccess Modeling.

A equipe da Crafters realizou um treinamento sobre gestão e liderança. No decorrer do trabalho, muito material de qualidade foi produzido e, como somos adeptos de espalhar conhecimento, vamos aproveitar para deixar as melhores partes para nossos fiéis leitores.

Em um primeiro momento do curso nos deparamos com a necessidade de detalhar e aprofundar o assunto do mapeamento e modelagem de processos, para que pudessem, depois, ser reformados e corrigidos em suas imperfeições, entregando o valor previsto para o cliente.

O que são processos de trabalho?

O termo processo de trabalho foi definido e estruturado por Karl Marx, no livro O Capital, publicado em 1867. Nele Marx define que:

O trabalho é, antes de mais nada, um processo entre homem e Natureza, um processo em que o homem medeia, regula e controla a sua troca material com a Natureza através da sua própria ação. Ele faz face à própria matéria da Natureza como um poder da Natureza. Ele põe em movimento as forças da Natureza que pertencem à sua corporalidade — braços e pernas, cabeça e mão — para se apropriar da matéria da Natureza numa forma utilizável para a sua própria vida. Ao atuar, por este movimento, sobre a Natureza fora dele e, ao transformá-la, transforma simultaneamente a sua própria natureza. tweet

Essa primeira definição, de força do homem sobre a Natureza, e sua própria natureza, parece generalista, mas é com ela que podemos construir uma ideia completa e correta sobre processos de trabalho em um contexto corporativo como o nosso.

Um processo de trabalho é o conjunto de todas e quaisquer atividades que são necessárias para a geração do valor. O processo se encerra com a finalização do valor. Este processo também engloba, indiretamente, todas as condições que são requeridas para que o processo tenha lugar. Sem estas condições o processo não existe.

Como mapear processos?

Encontramos na Wikipedia uma informação inicial interessante: processos de negócio são um conjunto de atividades desenvolvidas a partir de um objetivo pré-definido que irá concretizar-se num resultado específico, em termos de produto ou serviço que se pretenda realizar.

É muito importante que o real processo de trabalho da empresa seja mapeado. Se a empresa faz alguma coisa, ela já tem um processo. Não estamos aqui entrando no mérito se este processo muda muito, pouco, se é adequado ou não. Ele já existe. Dessa forma, não podemos prosseguir sem antes mapeá-lo e entendê-lo através da observação.

Neste ponto entra outra prática muito importante, usada para que seja possível realizar este mapeamento de forma eficiente: o Gemba Walk, ou a caminhada pelo gemba. Vamos entrar nos detalhes mais à frente, entretanto podemos adiantar que gemba é a palavra japonesa para “lugar real” e, no mundo corporativo, podemos traduzir para chão de fábrica, ou ainda, o local onde as coisas de fato acontecem.

Durante essa caminhada, é importante muita observação e entrevistas chaves com pessoas chaves. É preciso entender como o sistema se comporta. Toda corporação é um sistema, é quase como um ser independente que reage ao ambiente e evolui. Após observar o processo atual, os gestores devem se perguntar: “que fatores levaram esta organização a evoluir para este modelo? quais foram as motivações”?

É aconselhável que o gestor faça o gemba walk pois, como um organismo vivo, é provável que a corporação tenha evoluído por seus próprios caminhos e formas de trabalhar.

Business Proccess Modeling (BPM)

Uma das formas que foi criada para modelagem e visualização de processos é o que chamamos de BPM, que nada mais é do que um conceito, um conjunto de convenções, que visam facilitar a modelagem dos processos de negócio e criar uma linguagem comum para tornar universal o entendimento do conceito.

Um erro fatal e recorrente são gestores se reunirem em uma sala fechada por alguns dias e mapear o processo da forma que eles acham que é.

Nossa recomendação é exercitar frequentemente a prática da modelagem de processos. Ou seja, reveja seus processos, o fluxo de atividades que geram valor na sua empresa. Envolver as pessoas de cada departamento nesse exercício vai ajudar a gerar engajamento e vai acrescentar muita riqueza ao resultado, já que os executores do processo podem trazer visões diferentes das visões que os gestores possuem.

Uma prática muito interessante é desenhar à mão livre em uma cartolina ou papel A1, os processos de sua empresa. A notação pode ser livre, resultando em algumas possíveis formas, das mais simples às mais complexas.