10 Princípios para um projeto de sucesso

Projetos são uma realidade cotidiana em qualquer empresa nos dias de hoje, pequena, média ou grande. Mas, passadas as diversas técnicas de gestão e elaboração, o que diferencia um projeto de sucesso de tantos outros que estão fadados ao fracasso?

A equipe da Crafters realizou nessa semana que passou um treinamento sobre gestão e liderança. No decorrer do trabalho, muito material de qualidade foi produzido e, como somos adeptos de espalhar conhecimento, vamos aproveitar para deixar as melhores partes para nossos fiéis leitores.

Em um primeiro momento do curso nos deparamos com a necessidade de detalhar e aprofundar o assunto da gestão de projetos bem sucedidos, inclusive como garantir seu sucesso em um ambiente empresarial, entregando o valor previsto para o cliente. Ao final do documento de apoio que preparamos, listamos os dez princípios para um projeto de sucesso.

1. É preferencialmente curto.

Um projeto curto tem escopo menor e demanda menos planejamento inicial. As necessidades do cliente mudam constantemente, inclusive durante a execução de um projeto que visa atender estas necessidades. Um projeto que termina cedo entrega valor cedo, enquanto aquele valor ainda é relevante e a tempo de o cliente usufruir dos resultados.

Projeto longo tende a ter escopo e time modificados várias vezes até se afastar completamente do seu propósito inicial ou ser abortado. Mesmo que um projeto longo esteja entregando valor iterativamente, começar e de fato terminar um projeto é importante para a moral do time e para maior percepção do cliente do valor entregue. O projeto precisa portanto ter início e fim muito bem definidos. É importante declarar o projeto como concluído e é importante saber o quão próximo se está disso. Quebrar um projeto longo em diversos projetos menores deve ser sempre considerado.

2. Tem um objetivo claro e tangível

A demanda que o projeto vai atender precisa estar clara para o time do projeto e para o cliente. Um objetivo obtuso, obscuro, não declarado ou que não possa de fato ser alcançado dificulta a percepção de sucesso do projeto e pode frustrar o cliente ou o time do projeto, ou pior ambos.

3. Tem uma visão disseminada

A visão de como e quando o objetivo será alcançado também precisa estar clara e deve ser constantemente apreciada pelo time e pelo cliente durante a tomada de decisões. Embora determinando claramente o como, a Visão deve ser escrita de maneira que permita iniciativas criativas dentro do projeto e que não limite a adaptação às mudanças que ocorrerão durante o seu curso.

4. O cliente participa do projeto desde o começo até o seu término

O cliente tem muito a contribuir, pois é ele quem tem o maior domínio do seu problema, da necessidade que o projeto vai atender e do seu ambiente. É impossível, no início do projeto, descrever essa necessidade para o time de maneira tão completa e inequívoca que, sem precisar de nenhuma informação adicional, a equipe retorne ao final do projeto com a necessidade plenamente atendida. Há muitos fatores que o cliente não lembrará no começo do projeto, há outros ainda que o cliente nem sabia e que aprenderá ao longo do projeto. A melhor maneira de o cliente obter esse aprendizado e ampliar sua contribuição é participando do projeto.

Deve haver uma rotina de interação entre cliente e time, em que o time demonstra como o projeto está sendo executado e obtenha feedback. O cliente deve se sentir envolvido e precisa estar disponível ao time, preferencialmente para conversas face a face.

5. O cliente também é responsável, junto com o time, pelo resultado do projeto

O maior interessado no projeto é o cliente. Em vez de aceitar a encomenda do cliente e deixá-lo esperando para descobrir se o projeto foi concluído com sucesso, o time deve convocar o cliente para assumir responsabilidades e participar da tomada de decisões. Time e cliente devem trabalhar colaborativamente ao longo de todo o projeto e o mérito do sucesso deve ser dividido.

6. O projeto entrega valor para o cliente desde o começo e não apenas ao final

Entregas iterativas de valor permitem feedback adiatando do cliente, o que agrega mais valor às entregas subsequentes. Ao receber uma entrega, o cenário do cliente muda e ele tem oportunidade de repriorizar as próximas entregas, substituir ou mesmo retirar requisitos – entregas adiantadas e frequentes permitem esse tipo de aprendizado que contribui para a redução do desperdício.

7. O time do projeto é auto-organizado

Um time de alto valor sabe como organizar a execução das suas tarefas sem depender de que alguém de fora do projeto lhes diga como fazer. Permitir que um time se auto-organize incentiva a criatividade e resulta em melhores produtos ou serviços. Os melhores projetos são construídos em torno de indivíduos motivados, que dispõem do ambiente, suporte e confiança necessários para empregarem todo o seu potencial na execução do trabalho.

8. Os sucessos são comemorados

É importante que os sucessos, ao longo de todo o projeto, sejam comemorados. A comemoração ajuda a evidenciar o sucesso e na manutenção da confiança das pessoas, além de demonstrar reconhecimento.

9. O processo de execução é constantemente inspecionado e adaptado

O contexto de um projeto, seu ambiente interno e externo mudam constantemente. As pessoas também aprendem a fazer melhor o que vinham fazendo, novas ferramentas surgem, processos deixam de fazer sentido e novos processos são demandados. O time do projeto deve estabelecer uma rotina de reflexão sobre a sua forma de trabalhar, e se adaptar a essas mudanças, refinar seu comportamento e seus processos a fim de usufruir do aprendizado obtido.

10. Retrospectiva ao final do projeto

No final do projeto é importante realizar uma retrospectiva, a fim de recolher os aprendizados para o próximo projeto. Nesta retrospectiva, o relacionamento das pessoas, os processos e ferramentas utilizados durante o projeto são avaliados com o fim de gerar conhecimento para o próximo projeto, que nunca será igual mas que ainda assim se beneficará desta experiência.